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EnglishTermes et conditions générales
Termes et conditions pour les délégués ICASA2023
Les participants doivent se munir de leurs CERTIFICAT de vaccination contre la COVID-19. En raison de la pandémie de la COVID-19, vous aurez la possibilité de participer à ICASA 2023 physiquement ou virtuellement. Veuillez noter que vous avez la possibilité de modifier votre participation virtuelle en mode présentielle, vice-versa. Cependant, vous devrez nous notifier trois mois avant la conference. En cas de non-maitrise de la pandémie COVID-19 ou force majeure, la conférence sera entièrement virtuelle.
Les présentes conditions générales stipulées sont valables pour chaque participant inscrit à la 22e Conférence internationale sur le sida et les IST en Afrique qui se tiendra à partir du 4 au 9 décembre 2023 à Harare, Zimbabwe. (Ci-après dénommée la « Conférence » ou ICASA 2023). Toute personne, délégué, accompagnant, représentant des médias, conférencier ou exposant est considéré comme un participant.
Toutes les références à la limite d'âge, mentionnées dans ce document et dans tout autre document de la conférence sont contraignantes à compter de la date d’incription. Les références à la date et à l'heure ici et dans tout autre document font référence au fuseau horaire CET.
La Société Africaine Anti Sida (SAA) est l'organisatrice de la Conférence Internationale sur le SIDA et les IST en Afrique (ICASA). Son secrétariat permanent est situé à Accra, au Ghana.
Confirmation d’inscription/Facture
Un ordre de paiement sera automatiquement envoyé par mail au participant ou au responsable du groupe une fois que le participant ou le responsible du groupe aurait dûment rempli le formulaire d’incription en ligne. Veuillez noter que le paiement intégral doit être reçu avant la date limite d'inscription. Veuillez envoyer la preuve de paiement à payment@saafrica.orgModes de paiement
Le paiement est requis au moment de l’inscription. Il doit être effectué en USD uniquement, en utilisant l’une des méthodes suivantes :- Carte de crédit (Visa, MasterCard et American Express) : Les participants doivent remplir la section correspondante du formulaire d’inscription.
- Virement bancaire : Le paiement doit être effectué en USD à:
| Title | Bank Details |
| Banque: | ECOBANK GHANA LIMITED |
| Agence: | A&C SHOPPING MALL, EAST LEGON |
| Adresse: | PMB GPO ACCRA – GHANA |
| Nom du compte: | SOCIÉTÉ POUR LE SIDA EN AFRIQUE-ICASA Inscription |
| Numéro de compte : | 2441000304908 |
| Code Swift d’Ecobank: | ECOCGHAC |
| Banque correspondante d’Ecobank: | DZ BANK, FRANKFURT GERMANY |
| Code Swift pour la banque correspondante: | GENODEFF |
| Référence: | Numéro de participant, nom, ICASA 2023 |
| Code de la banque: | 13-01-00: |
| Code de l’ agence: | 13-01-07 |
Veuillez noter que tous les frais de transfert doivent être endossés par l’expéditeur.
Les chèques ne seront pas acceptés.
Lettre de Confirmation/ Reçu de paiement
Une lettre de confirmation/ reçu de paiement sera envoyée par mail une fois que le Service d'inscription à ICASA 2023 aurait reçu le formulaire d'inscription dûment rempli et le paiement correspondant. Les participants doivent présenter leur confirmation / reçu de paiement au comptoir d'inscription comme preuve de leur inscription et de leur paiement.Lettre d’invitation
Les personnes qui ont besoin d'une lettre d'invitation officielle peuvent en faire la demande auprès du Service d'inscription à ICASA 2023. Pour recevoir une lettre d'invitation, les participants doivent d'abord s'inscrire à la conférence et effectuer le paiement intégral. La lettre sera envoyée une fois le paiement reçu par le Service d'inscription.La lettre d'invitation n'engage financièrement en aucune façon les organisateurs de la conférence. Toutes dépenses relatives à la conférence sont à la charge exclusive du participant.
Conditions d’obtention du visa
Il est de la seule responsabilité du participant de faire les démarches pour l’obtention du visa. Les participants qui ont besoin d'un visa d'entrée doivent prévoir suffisamment de temps pour la procédure de demande. Les participants doivent contacter l'ambassade ou le consulat le plus proche pour connaître le temps de traitement de leur demande de visa.Les organisateurs ne contacteront pas directement les ambassades et les consulats pour les demandeurs de visa.
Certificat de participation
Tout délégué pourra obtenir leur certificat de participation sur le site de la conférence ou en ligne.
Perte de badge personnalisé pour tout type d’inscription a ICASA 2023
Le badge personnalisé de la conférence doit être porté à tout moment pendant la conférence. L'accès aux lieux de la conférence ne sera pas autorisé sans un badge d'identification approprié. Si un participant perd, égare ou oublie son badge, il lui sera facturé les frais d’établissement d’un nouveau badge à 60 Dollars US. Lors de la remise du nouveau badge personnalisé, le badge perdu sera désactivé et deviendra invalide.
Annulation de la conférence
Dans le cas où la conférence ne peut se tenir ou est reportée pour des raisons indépendantes de la volonté des organisateurs de la conférence (force majeure) ou en raison d'événements qui ne sont pas imputables à une intention illicite ou à une négligence grave des organisateurs de la conférence, les participants ne pourront pas tenir les organisateurs de la conférence responsables de tous les dommages, coûts ou pertes encourus, tels que les frais de transport, les frais d'hébergement et les pertes financières.Dans ces circonstances, les organisateurs de la conférence se réservent le droit de conserver l'intégralité des frais d'inscription ou de les utiliser pour la prochaine conférence, mais ce droit n’est pas transférable aux tiers.
Politique d’annulation de l’inscription
Toutes les inscriptions payées sont non remboursables.
Modification du Programme de la Conférence
Les organisateurs de la conférence se réservent le droit de modifier le programme qui est publié à titre indicatif.
Protection des données et partage des coordonnées
L'acquisition, le traitement (qui comprend la sauvegarde des données, les modifications, la transmission, le blocage et l'effacement) et l'utilisation de toutes les données personnelles d’inscription sont exécutés conformément aux directives des règlementations en vigueur sur la protection des données.Le secrétariat de ICASA 2023 collectera et sauvegardera toutes les données pour la préparation et la réalisation de la 22e Conférence Internationale sur le Sida & les IST en Afrique.
Lors de votre inscription, il vous sera demandé de remplir le formulaire en ligne indiquant : votre nom et prénom(s), l’adresse, l’adresse mail et le numéro de téléphone. Les informations ci-dessus collectées sont nécessaires pour traiter, réserver et finaliser votre réservation (y compris la confirmation par mail).
Si vous choisissez d'effectuer le paiement de vos réservations par carte de crédit, les coordonnées de votre carte de crédit seront collectées (type et numéro de carte de crédit, code CVC, date d'expiration, nom du titulaire de la carte de crédit).
Toutes les données seront enregistrées et traitées.
Afin de protéger et de sauvegarder les données personnelles qui nous sont fournies, nous avons mis en place un système de procédures appropriés. Par exemple, les informations de votre carte de crédit nous sont transmises via un protocole de serveur sécurisé, qui crypte toutes vos coordonnées personnelles et de carte de crédit.En outre, nous avons mis en place et utilisé des procédures de sécurité et des restrictions techniques et physiques, pour accéder et utiliser les informations personnelles. Seuls les employés autorisés ont la permission d'accéder aux informations personnelles pour exécuter leurs tâches à l'égard de nos services. Notre serveur et notre réseau sont protégés par des pares-feux contre les accès non autorisés et nous disposons de systèmes de détection des intrusions qui surveillent et détectent les tentatives non autorisées d'accès ou d'utilisation abusive de nos serveurs.
Les coordonnées de votre carte de crédit seront conservées par la conférence ICASA 2023 jusqu'à trois mois après la fin de la conférence.
En outre, les organisateurs de la conférence partagent périodiquement les coordonnées des participants avec des tiers qui peuvent utiliser ces informations pour les contacter dans le cadre des activités de la conférence ou d'autres communications susceptibles de les intéresser. Par conséquent, les données peuvent être transmises à des tiers, sauf indication contraire explicite du participant. Vos coordonnées complètes ne seront transmises que si:
Les participants peuvent utiliser le badge avec le code à barres/ code QR comme une carte de visite avec tout exposant de conférence et/ ou détenteur de satellite pour leur donner les coordonnées complètes. Dans ce cas, vous décidez à qui vous fournissez vos données. Veuillez noter que proposer votre badge à scanner à un stand d'exposition et/ ou à l'entrée d'une session satellite implique votre acceptation que l'entreprise concernée reçoive vos coordonnées complètes des organisateurs et puisse vous contacter, en utilisant ces données.
Droits de photographie, film et matériel audio pour la documentation de l'événement et reportages publics.
Le participant, par la présente, donne son consentement à la réalisation d'images, de films et d'enregistrements audio relatifs à la 22e Conférence Internationale sur le Sida & les IST en Afrique et que ce matériel puisse être partagé et publié dans le cadre des rapports publics ou utilisé sur les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Skype) de l'événement sans droit à une rémunération.
Politique d’embargo de la conférence
Dans le cas de ICASA 2023, comme pour la plupart des conférences scientifiques/ médicales, tous les résumés des conférences sont partagés aux délégués et aux médias dans le cadre d'une stricte politique d'embargo. Une répartition détaillée des variations de l'embargo pour différents types de résumés est disponible ci-dessous. Tous les délégués, présentateurs et médias réguliers sont priés de respecter cette politique.
Principes et valeurs de participation à la conférence
En participant à la 22e Conférence ICASA sur (Le SIDA est toujours là : Eliminons Les inégalités, accélérons l’inclusion et l’innovation.), les délégués acceptent de se conformer aux principes et valeurs de la participation à la conférence de ICASA 2023. Les organisateurs de la conférence se réservent le droit de confisquer le badge personnalisé de la conférence, et donc de refuser l'accès à toute personne qui ne se conforme pas à cette politique.ICASA considère la liberté d'expression comme un principe essentiel dans la lutte contre le VIH/ SIDA et dans la promotion de la pleine participation à nos conférences. Les efforts combinés de toutes les parties prenantes des secteurs public et privé et de la société civile sont nécessaires pour arrêter et inverser la pandémie du Sida. L'activisme et le plaidoyer contribuent à faire progresser l'engagement, les politiques et les pratiques visant à mettre fin à l'épidémie.
Le droit de participer à une conférence soutenue par ICASA est fondamental pour garantir un dialogue ouvert entre toutes les parties prenantes. ICASA encourage le débat et le dialogue comme éléments clés de la participation de tous les participants à la conférence, y compris les délégués, les sponsors, les conférenciers et les présentateurs, les chercheurs et les scientifiques, les représentants de la communauté, les dirigeants et les médias. Les manifestations pacifiques ont toujours été et continuent d'être un élément clé de participation aux conférences. ICASA s'oppose à la destruction des biens ou à l'utilisation de la force physique ou à la menace par toute personne ou un groupe de personnes pendant les conférences. ICASA s'oppose à la perturbation des sessions de la conférence ou des réunions satellites qui aboutit à l'incapacité de dialoguer et de mener des débats.
Responsabilité
Les organisateurs de la conférence seront tenus responsables dans le cadre d'un devoir de diligence en tant qu'hommes d'affaires respectables, conformément aux dispositions légales. La responsabilité des organisateurs de la conférence - quelle qu'en soit la raison juridique - sera limitée à l'intention et à la négligence grave. La responsabilité des prestataires de service mandatés n'en est pas affectée. Le participant prendra part à la conférence à ses propres risques. Les accords oraux ne sont pas contraignants s'ils n'ont pas été confirmés par écrit par les organisateurs de la conférence.
Exécution et juridiction
Ce contrat est soumis à la loi d'Accra, au Ghana. Les termes de ce contrat seront respectés par le pays hôte de ICASA 2023 et ; en cas de réclamation juridique émanant de l'une ou l'autre des parties, Accra - Ghana sera le seul tribunal compétent.
Clause de divisibilité
S'il est déterminé que ces termes et conditions sont inefficaces ou irréalisables, la validité des termes et conditions restants ne sera pas affectée. Les parties sont tenues de coopérer afin de remplacer la clause inefficace ou irréalisable par une clause efficace ou réalisable ; ce qui entraînera la clôture de la clause inefficace ou irréalisable.Groupe de 15 délégués et plus sera offerte 10% de réduction
Pour les réservations de groupe de 15 délégués ou plus, veuillez cliquer ici et remplir les informations de chaque membre du groupe). La chef du groupe doit s’assurer que toutes les données obligatoires sur le groupe sont fournies. Les détails complets du groupe doivent être soumis en respectant le délai prévu.
Inscription de groupe de 5 a 14 délégués
Merci de noter qu’il est possible de faire une reservation de groupe de 5 a 14 délégués mais sans aucune reduction sur la facture totale a payer. veuillez cliquer ici et remplir les informations de chaque membre du groupe). Le chef du groupe doit s’assurer que toutes les données obligatoires sur le groupe sont fournies. Les détails complets du groupe doivent être soumis en respectant le délai prévu.
Confirmation d’inscription/Facture
Un ordre de paiement sera envoyé par mail au responsable du groupe une fois que le Service d'Inscription à ICASA 2023 aurait reçu le formulaire d'inscription dûment rempli. Bien vouloir respecter la date limite indiquée. Veuillez noter que le paiement intégral doit être reçu avant la date limite d'inscription. Veuillez envoyer la preuve de paiement via mail: payment@saafrica.orgModes de paiement
Le paiement est requis au moment de l’inscription. Il doit être effectué en USD uniquement, en utilisant l’une des méthodes suivantes :- Carte de crédit (Visa, MasterCard et American Express) : Les participants doivent remplir la section correspondante du formulaire d’inscription.
- Virement bancaire : Le paiement doit être effectué en USD à:
| Title | Bank Details |
| Banque: | ECOBANK GHANA LIMITED |
| Agence: | A&C SHOPPING MALL, EAST LEGON |
| Adresse: | PMB GPO ACCRA – GHANA |
| Nom du compte: | SOCIÉTÉ POUR LE SIDA EN AFRIQUE-ICASA Inscription |
| Numéro de compte : | 2441000304908 |
| Code Swift d’Ecobank: | ECOCGHAC |
| Banque correspondante d’Ecobank: | DZ BANK, FRANKFURT GERMANY |
| Code Swift pour la banque correspondante: | GENODEFF |
| Référence: | Numéro de participant, nom, ICASA 2023 |
| Code de la banque: | 13-01-00: |
| Code de l’ agence: | 13-01-07 |
Veuillez noter que tous les frais de transfert doivent être endossés par l’expéditeur.
Les chèques ne seront pas acceptés.
Lettre de Confirmation/ Reçu de paiement
Une lettre de confirmation/ reçu de paiement sera envoyée par mail une fois que le Service d'inscription à ICASA 2023 aurait reçu le formulaire d'inscription dûment rempli et le paiement correspondant. Les participants doivent présenter leur confirmation / reçu de paiement au comptoir d'inscription comme preuve de leur inscription et de leur paiement.Lettre d’invitation
Les personnes qui ont besoin d'une lettre d'invitation officielle peuvent en faire la demande auprès du Service d'inscription à ICASA 2023. Pour recevoir une lettre d'invitation, les participants doivent d'abord s'inscrire à la conférence et effectuer le paiement intégral. La lettre sera envoyée une fois le paiement reçu par le Service d'inscription.La lettre d'invitation n'engage financièrement en aucune façon les organisateurs de la conférence. Toutes dépenses relatives à la conférence sont à la charge exclusive du participant.
Conditions d’obtention du visa
Il est de la seule responsabilité du participant de faire les démarches pour l’obtention du visa. Les participants qui ont besoin d'un visa d'entrée doivent prévoir suffisamment de temps pour la procédure de demande. Les participants doivent contacter l'ambassade ou le consulat le plus proche pour connaître le temps de traitement de leur demande de visa.Les organisateurs ne contacteront pas directement les ambassades et les consulats pour les demandeurs de visa.
Certificat de participation
Tout délégué pourra obtenir leur certificat de participation sur le site de la conférence ou en ligne.
Perte de badge personnalisé pour tout type d’inscription a ICASA 2023
Le badge personnalisé de la conférence doit être porté à tout moment pendant la conférence. L'accès aux lieux de la conférence ne sera pas autorisé sans un badge d'identification approprié. Si un participant perd, égare ou oublie son badge, il lui sera facturé les frais d’établissement d’un nouveau badge à 60 Dollars US. Lors de la remise du nouveau badge personnalisé, le badge perdu sera désactivé et deviendra invalide.
Annulation de la conférence
Dans le cas où la conférence ne peut se tenir ou est reportée pour des raisons indépendantes de la volonté des organisateurs de la conférence (force majeure) ou en raison d'événements qui ne sont pas imputables à une intention illicite ou à une négligence grave des organisateurs de la conférence, les participants ne pourront pas tenir les organisateurs de la conférence responsables de tous les dommages, coûts ou pertes encourus, tels que les frais de transport, les frais d'hébergement et les pertes financières.Dans ces circonstances, les organisateurs de la conférence se réservent le droit de conserver l'intégralité des frais d'inscription ou de les utiliser pour la prochaine conférence, mais ce droit n’est pas transférable aux tiers.
Politique d’annulation de l’inscription
Toutes les inscriptions payées sont non remboursables.
Modification du Programme de la Conférence
Les organisateurs de la conférence se réservent le droit de modifier le programme qui est publié à titre indicatif.
Protection des données et partage des coordonnées
L'acquisition, le traitement (qui comprend la sauvegarde des données, les modifications, la transmission, le blocage et l'effacement) et l'utilisation de toutes les données personnelles d’inscription sont exécutés conformément aux directives des règlementations en vigueur sur la protection des données.Le secrétariat de ICASA 2023 collectera et sauvegardera toutes les données pour la préparation et la réalisation de la 22e Conférence Internationale sur le Sida & les IST en Afrique.
Lors de votre inscription, il vous sera demandé de remplir le formulaire en ligne indiquant : votre nom et prénom(s), l’adresse, l’adresse mail et le numéro de téléphone. Les informations ci-dessus collectées sont nécessaires pour traiter, réserver et finaliser votre réservation (y compris la confirmation par mail).
Si vous choisissez d'effectuer le paiement de vos réservations par carte de crédit, les coordonnées de votre carte de crédit seront collectées (type et numéro de carte de crédit, code CVC, date d'expiration, nom du titulaire de la carte de crédit).
Toutes les données seront enregistrées et traitées.
Afin de protéger et de sauvegarder les données personnelles qui nous sont fournies, nous avons mis en place un système de procédures appropriés. Par exemple, les informations de votre carte de crédit nous sont transmises via un protocole de serveur sécurisé, qui crypte toutes vos coordonnées personnelles et de carte de crédit.En outre, nous avons mis en place et utilisé des procédures de sécurité et des restrictions techniques et physiques, pour accéder et utiliser les informations personnelles. Seuls les employés autorisés ont la permission d'accéder aux informations personnelles pour exécuter leurs tâches à l'égard de nos services. Notre serveur et notre réseau sont protégés par des pares-feux contre les accès non autorisés et nous disposons de systèmes de détection des intrusions qui surveillent et détectent les tentatives non autorisées d'accès ou d'utilisation abusive de nos serveurs.
Les coordonnées de votre carte de crédit seront conservées par la conférence ICASA 2023 jusqu'à trois mois après la fin de la conférence.
En outre, les organisateurs de la conférence partagent périodiquement les coordonnées des participants avec des tiers qui peuvent utiliser ces informations pour les contacter dans le cadre des activités de la conférence ou d'autres communications susceptibles de les intéresser. Par conséquent, les données peuvent être transmises à des tiers, sauf indication contraire explicite du participant. Vos coordonnées complètes ne seront transmises que si:
Les participants peuvent utiliser le badge avec le code à barres/ code QR comme une carte de visite avec tout exposant de conférence et/ ou détenteur de satellite pour leur donner les coordonnées complètes. Dans ce cas, vous décidez à qui vous fournissez vos données. Veuillez noter que proposer votre badge à scanner à un stand d'exposition et/ ou à l'entrée d'une session satellite implique votre acceptation que l'entreprise concernée reçoive vos coordonnées complètes des organisateurs et puisse vous contacter, en utilisant ces données.
Droits de photographie, film et matériel audio pour la documentation de l'événement et reportages publics.
Le participant, par la présente, donne son consentement à la réalisation d'images, de films et d'enregistrements audio relatifs à la 22e Conférence Internationale sur le Sida & les IST en Afrique et que ce matériel puisse être partagé et publié dans le cadre des rapports publics ou utilisé sur les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Skype) de l'événement sans droit à une rémunération.
Politique d’embargo de la conférence
Dans le cas de ICASA 2023, comme pour la plupart des conférences scientifiques/ médicales, tous les résumés des conférences sont partagés aux délégués et aux médias dans le cadre d'une stricte politique d'embargo. Une répartition détaillée des variations de l'embargo pour différents types de résumés est disponible ci-dessous. Tous les délégués, présentateurs et médias réguliers sont priés de respecter cette politique.
Principes et valeurs de participation à la conférence
En participant à la 22e Conférence ICASA sur (Le SIDA est toujours là : Eliminons Les inégalités, accélérons l’inclusion et l’innovation.), les délégués acceptent de se conformer aux principes et valeurs de la participation à la conférence de ICASA 2023. Les organisateurs de la conférence se réservent le droit de confisquer le badge personnalisé de la conférence, et donc de refuser l'accès à toute personne qui ne se conforme pas à cette politique.ICASA considère la liberté d'expression comme un principe essentiel dans la lutte contre le VIH/ SIDA et dans la promotion de la pleine participation à nos conférences. Les efforts combinés de toutes les parties prenantes des secteurs public et privé et de la société civile sont nécessaires pour arrêter et inverser la pandémie du Sida. L'activisme et le plaidoyer contribuent à faire progresser l'engagement, les politiques et les pratiques visant à mettre fin à l'épidémie.
Le droit de participer à une conférence soutenue par ICASA est fondamental pour garantir un dialogue ouvert entre toutes les parties prenantes. ICASA encourage le débat et le dialogue comme éléments clés de la participation de tous les participants à la conférence, y compris les délégués, les sponsors, les conférenciers et les présentateurs, les chercheurs et les scientifiques, les représentants de la communauté, les dirigeants et les médias. Les manifestations pacifiques ont toujours été et continuent d'être un élément clé de participation aux conférences. ICASA s'oppose à la destruction des biens ou à l'utilisation de la force physique ou à la menace par toute personne ou un groupe de personnes pendant les conférences. ICASA s'oppose à la perturbation des sessions de la conférence ou des réunions satellites qui aboutit à l'incapacité de dialoguer et de mener des débats.
Responsabilité
Les organisateurs de la conférence seront tenus responsables dans le cadre d'un devoir de diligence en tant qu'hommes d'affaires respectables, conformément aux dispositions légales. La responsabilité des organisateurs de la conférence - quelle qu'en soit la raison juridique - sera limitée à l'intention et à la négligence grave. La responsabilité des prestataires de service mandatés n'en est pas affectée. Le participant prendra part à la conférence à ses propres risques. Les accords oraux ne sont pas contraignants s'ils n'ont pas été confirmés par écrit par les organisateurs de la conférence.
Exécution et juridiction
Ce contrat est soumis à la loi d'Accra, au Ghana. Les termes de ce contrat seront respectés par le pays hôte de ICASA 2023 et ; en cas de réclamation juridique émanant de l'une ou l'autre des parties, Accra - Ghana sera le seul tribunal compétent.
Clause de divisibilité
S'il est déterminé que ces termes et conditions sont inefficaces ou irréalisables, la validité des termes et conditions restants ne sera pas affectée. Les parties sont tenues de coopérer afin de remplacer la clause inefficace ou irréalisable par une clause efficace ou réalisable ; ce qui entraînera la clôture de la clause inefficace ou irréalisable.Sans le soutien des sponsors et des donateurs, la participation à la Conférence Internationale sur le Sida et les Infections Sexuellement Transmissibles en Afrique, ICASA 2023 ne serait limité qu’à ceux qui en ont les moyens financiers. L'une des principales initiatives de la conférence est de la rendre aussi accessible et bénéfique autant que possible aux délégués de toutes les régions du monde, en particulier à ceux des communautés et environnements à ressources limitées. Le programme de bourses de ICASA 2023 permet aux personnes les moins nanties, mais qui en ont le plus besoin, d'assister à la conférence.
Les demandes de bourses seront ouvertes à partir du 3 juillet 2023 jusqu’au 31 juillet 2023.
La lettre de confirmation des demandes de bourses vous parviendra au plutard fin septembre 2023.
ICASA 2023 prévoit offrir 500 bourses aux 3 programmes : Scientifique, Leadership et Communautaire.
Criteres de demande de bourse:
- Pour être eligible, vous devez être âgé d'au moins 18 ans
- La demande de bourse est ouverte a toute personne souhaitant participer a la conference ICASA 2023 y compris les soumetteurs de résumé
- Les demandes de bourses sont liées à la soumission du résumé, et non à l'individu. Si votre résumé et votre bourse sont acceptés, la bourse sera octroyée à l'auteur de la présentation. Si l'auteur qui présente le résumé change, le bénéficiaire de la bourse changera également.
- Veuillez ne pas postuler au programme de bourse en ligne, si vous etes média.
Types de bourses:
- Bourse complète (billet d’avion prépayé en classe économique, hébergement et petite allocation de subsistance)
- Bourse partielle (Hébergement et petite allocation de subsistance, ou hébergement, ou uniquement une petite allocation de subsistance)
- Bourse virtuelle (inscription gratuite et code d’acces pour une participation virtuelle du 4-9 Decembre 2023)
Si votre demande de bourse est acceptée (bourse complete ou partielle) et confirmée, veuillez noter qu’il est necessaire de payer vos frais d’inscription à un coût réduit de USD 500.00
Si votre demande de bourse a ete rejetee et que vous souhaitez toujours participer (en personne) a la conference ICASA 2023, vous aurez egalement a payer vos frais d’inscription a cout reduit de USD 500.00.
Pour plus d’informations, veuillez contacter l’adresse suivante scholarship@saafrica.org
Lettre d’invitation
Les personnes qui ont besoin d'une lettre d'invitation officielle peuvent en faire la demande auprès du Service d'inscription à ICASA 2023. Pour recevoir une lettre d'invitation, les participants doivent d'abord s'inscrire à la conférence et effectuer le paiement intégral. La lettre sera envoyée une fois le paiement reçu par le Service d'inscription.La lettre d'invitation n'engage financièrement en aucune façon les organisateurs de la conférence. Toutes dépenses relatives à la conférence sont à la charge exclusive du participant.
Conditions d’obtention du visa
Il est de la seule responsabilité du participant de faire les démarches pour l’obtention du visa. Les participants qui ont besoin d'un visa d'entrée doivent prévoir suffisamment de temps pour la procédure de demande. Les participants doivent contacter l'ambassade ou le consulat le plus proche pour connaître le temps de traitement de leur demande de visa.Les organisateurs ne contacteront pas directement les ambassades et les consulats pour les demandeurs de visa.
Certificat de participation
Tout délégué pourra obtenir leur certificat de participation sur le site de la conférence ou en ligne.
Perte de badge personnalisé pour tout type d’inscription a ICASA 2023
Le badge personnalisé de la conférence doit être porté à tout moment pendant la conférence. L'accès aux lieux de la conférence ne sera pas autorisé sans un badge d'identification approprié. Si un participant perd, égare ou oublie son badge, il lui sera facturé les frais d’établissement d’un nouveau badge à 60 Dollars US. Lors de la remise du nouveau badge personnalisé, le badge perdu sera désactivé et deviendra invalide.
Annulation de la conférence
Dans le cas où la conférence ne peut se tenir ou est reportée pour des raisons indépendantes de la volonté des organisateurs de la conférence (force majeure) ou en raison d'événements qui ne sont pas imputables à une intention illicite ou à une négligence grave des organisateurs de la conférence, les participants ne pourront pas tenir les organisateurs de la conférence responsables de tous les dommages, coûts ou pertes encourus, tels que les frais de transport, les frais d'hébergement et les pertes financières.Dans ces circonstances, les organisateurs de la conférence se réservent le droit de conserver l'intégralité des frais d'inscription ou de les utiliser pour la prochaine conférence, mais ce droit n’est pas transférable aux tiers.
Politique d’annulation de l’inscription
Toutes les inscriptions payées sont non remboursables.
Modification du Programme de la Conférence
Les organisateurs de la conférence se réservent le droit de modifier le programme qui est publié à titre indicatif.
Protection des données et partage des coordonnées
L'acquisition, le traitement (qui comprend la sauvegarde des données, les modifications, la transmission, le blocage et l'effacement) et l'utilisation de toutes les données personnelles d’inscription sont exécutés conformément aux directives des règlementations en vigueur sur la protection des données.Le secrétariat de ICASA 2023 collectera et sauvegardera toutes les données pour la préparation et la réalisation de la 22e Conférence Internationale sur le Sida & les IST en Afrique.
Lors de votre inscription, il vous sera demandé de remplir le formulaire en ligne indiquant : votre nom et prénom(s), l’adresse, l’adresse mail et le numéro de téléphone. Les informations ci-dessus collectées sont nécessaires pour traiter, réserver et finaliser votre réservation (y compris la confirmation par mail).
Si vous choisissez d'effectuer le paiement de vos réservations par carte de crédit, les coordonnées de votre carte de crédit seront collectées (type et numéro de carte de crédit, code CVC, date d'expiration, nom du titulaire de la carte de crédit).
Toutes les données seront enregistrées et traitées.
Afin de protéger et de sauvegarder les données personnelles qui nous sont fournies, nous avons mis en place un système de procédures appropriés. Par exemple, les informations de votre carte de crédit nous sont transmises via un protocole de serveur sécurisé, qui crypte toutes vos coordonnées personnelles et de carte de crédit.En outre, nous avons mis en place et utilisé des procédures de sécurité et des restrictions techniques et physiques, pour accéder et utiliser les informations personnelles. Seuls les employés autorisés ont la permission d'accéder aux informations personnelles pour exécuter leurs tâches à l'égard de nos services. Notre serveur et notre réseau sont protégés par des pares-feux contre les accès non autorisés et nous disposons de systèmes de détection des intrusions qui surveillent et détectent les tentatives non autorisées d'accès ou d'utilisation abusive de nos serveurs.
Les coordonnées de votre carte de crédit seront conservées par la conférence ICASA 2023 jusqu'à trois mois après la fin de la conférence.
En outre, les organisateurs de la conférence partagent périodiquement les coordonnées des participants avec des tiers qui peuvent utiliser ces informations pour les contacter dans le cadre des activités de la conférence ou d'autres communications susceptibles de les intéresser. Par conséquent, les données peuvent être transmises à des tiers, sauf indication contraire explicite du participant. Vos coordonnées complètes ne seront transmises que si:
Les participants peuvent utiliser le badge avec le code à barres/ code QR comme une carte de visite avec tout exposant de conférence et/ ou détenteur de satellite pour leur donner les coordonnées complètes. Dans ce cas, vous décidez à qui vous fournissez vos données. Veuillez noter que proposer votre badge à scanner à un stand d'exposition et/ ou à l'entrée d'une session satellite implique votre acceptation que l'entreprise concernée reçoive vos coordonnées complètes des organisateurs et puisse vous contacter, en utilisant ces données.
Droits de photographie, film et matériel audio pour la documentation de l'événement et reportages publics.
Le participant, par la présente, donne son consentement à la réalisation d'images, de films et d'enregistrements audio relatifs à la 22e Conférence Internationale sur le Sida & les IST en Afrique et que ce matériel puisse être partagé et publié dans le cadre des rapports publics ou utilisé sur les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Skype) de l'événement sans droit à une rémunération.
Politique d’embargo de la conférence
Dans le cas de ICASA 2023, comme pour la plupart des conférences scientifiques/ médicales, tous les résumés des conférences sont partagés aux délégués et aux médias dans le cadre d'une stricte politique d'embargo. Une répartition détaillée des variations de l'embargo pour différents types de résumés est disponible ci-dessous. Tous les délégués, présentateurs et médias réguliers sont priés de respecter cette politique.
Principes et valeurs de participation à la conférence
En participant à la 22e Conférence ICASA sur (Le SIDA est toujours là : Eliminons Les inégalités, accélérons l’inclusion et l’innovation.), les délégués acceptent de se conformer aux principes et valeurs de la participation à la conférence de ICASA 2023. Les organisateurs de la conférence se réservent le droit de confisquer le badge personnalisé de la conférence, et donc de refuser l'accès à toute personne qui ne se conforme pas à cette politique.ICASA considère la liberté d'expression comme un principe essentiel dans la lutte contre le VIH/ SIDA et dans la promotion de la pleine participation à nos conférences. Les efforts combinés de toutes les parties prenantes des secteurs public et privé et de la société civile sont nécessaires pour arrêter et inverser la pandémie du Sida. L'activisme et le plaidoyer contribuent à faire progresser l'engagement, les politiques et les pratiques visant à mettre fin à l'épidémie.
Le droit de participer à une conférence soutenue par ICASA est fondamental pour garantir un dialogue ouvert entre toutes les parties prenantes. ICASA encourage le débat et le dialogue comme éléments clés de la participation de tous les participants à la conférence, y compris les délégués, les sponsors, les conférenciers et les présentateurs, les chercheurs et les scientifiques, les représentants de la communauté, les dirigeants et les médias. Les manifestations pacifiques ont toujours été et continuent d'être un élément clé de participation aux conférences. ICASA s'oppose à la destruction des biens ou à l'utilisation de la force physique ou à la menace par toute personne ou un groupe de personnes pendant les conférences. ICASA s'oppose à la perturbation des sessions de la conférence ou des réunions satellites qui aboutit à l'incapacité de dialoguer et de mener des débats.
Responsabilité
Les organisateurs de la conférence seront tenus responsables dans le cadre d'un devoir de diligence en tant qu'hommes d'affaires respectables, conformément aux dispositions légales. La responsabilité des organisateurs de la conférence - quelle qu'en soit la raison juridique - sera limitée à l'intention et à la négligence grave. La responsabilité des prestataires de service mandatés n'en est pas affectée. Le participant prendra part à la conférence à ses propres risques. Les accords oraux ne sont pas contraignants s'ils n'ont pas été confirmés par écrit par les organisateurs de la conférence.
Exécution et juridiction
Ce contrat est soumis à la loi d'Accra, au Ghana. Les termes de ce contrat seront respectés par le pays hôte de ICASA 2023 et ; en cas de réclamation juridique émanant de l'une ou l'autre des parties, Accra - Ghana sera le seul tribunal compétent.
Clause de divisibilité
S'il est déterminé que ces termes et conditions sont inefficaces ou irréalisables, la validité des termes et conditions restants ne sera pas affectée. Les parties sont tenues de coopérer afin de remplacer la clause inefficace ou irréalisable par une clause efficace ou réalisable ; ce qui entraînera la clôture de la clause inefficace ou irréalisable.Tous les journalistes étrangers souhaitant participer à la conférence, sont invités à soumettre une liste complète de leurs équipements de travail y compris les numéros de séries desdits équipements à l’adresse suivante : (media@saafrica.org ) with urgency.
Kindly Veuillez télécharger les conditions d'accréditation des médias du pays hôte de ICASA 2023.
L'inscription des représentants des médias permet l'entrée à toutes les sessions de la conférence, à l’aire d'exposition et d'affichage, à la session d'ouverture et de clôture et au centre multimédia. Etant donne que les inscriptions des journalistes sont gratuites, il est recommandé à ces derniers d’utiliser le programme en ligne et la documentation sur le site web de ICASA.
Veuillez noter que l’inscription des médias à ICASA 2023 sera ouverte à partir du 1er mars 2023.
Les organisateurs de la conférence recommandent vivement que les représentants des médias apportant des équipements vidéo professionnels dans le pays hôte de ICASA 2023, obtiennent une « Admission Temporaire » pour faciliter les formalités douanières à la frontière. Le non-respect des procédures douanières ''Zimbabwe'' pourra entraîner un retard d’entrée du matériel à la frontière.
Toutes les sessions sont ouvertes aux journalistes ; toutefois, dans certaines sessions, il pourrait y avoir interdiction d’enregistrement, de prise de photos et/ ou d’enregistrement vidéo pour protéger l’anonymat des conférenciers. Les bureaux du secrétariat de la conférence ne sont pas ouverts aux journalistes
Confirmation d’inscription pour les journalistes
Une confirmation d’inscription sera envoyée par mail après que le Service d’Inscription à ICASA 2023 ait reçu le formulaire d’inscription dûment rempli et les certificats des médias des demandeurs aient été vérifiés et approuvés. Les représentants des médias peuvent être invités à présenter cette confirmation d’inscription au bureau d’inscription comme preuve.Veuillez noter que l'accès au centre multimédia peut être refusé sans cette identification.
Inscription sur site des journalistes
La plupart des journalistes termineront le processus d’accréditation avant le début de la conférence. Cependant, un bureau d'accréditation sera présent sur place dans l’aire d'inscription. Les heures d'accréditation sur site sont les mêmes que l'heure d'inscription ci-dessus.Les journalistes sont invités à s’inscrire en ligne avant la conférence pour éviter une longue file d’attente sur le site de la conférence.
Accréditation des médias
Les représentants des médias doivent s'inscrire en ligne. Seuls les formulaires d'inscription dûment remplis seront acceptés. Pour pouvoir vous inscrire en tant que représentant d’un média, vous devez être âgé d'au moins 18 ans. Il se peut que l'on vous demande de présenter une carte d'identité officielle indiquant votre âge.À aucun moment, les délégués des médias ne pourront partager leurs laissez-passer avec d'autres délégués. Des vérifications d'identité seront effectuées à l'entrée du centre multimédia pour éviter que cela ne se produise. L'accréditation du pays hôte de ICASA 2023 est obligatoire pour l’inscription des médias.
Lire davantage sur les conditions d’accréditation
Pour inscrire un représentant des médias, cliquez ici.Les représentants des médias doivent s'inscrire via le système d'inscription en ligne. Il n'y a pas de frais d'inscription pour les représentants des médias accrédités. Cependant, pour vous inscrire en tant que représentant des médias, vous devez soumettre :
Registration Name Change
La modification de nom d’inscription d’un média existant n'est pas possible. L’inscription accordée au média doit être annulée et le représentant du nouveau média doit s'inscrire et soumettre les documents requis./p>Centre multimédia sur site
Les délégués des médias sont vivement invités à apporter leurs propres ordinateurs portables ; cependant, les organisateurs de la conférence pourront leur octroyer des postes de travail.Le centre multimédia répondra aux besoins des journalistes de la presse écrite, de la radio et de l'audiovisuel couvrant ICASA 2023. Les services fournis aux journalistes inscrits comprennent : des postes de travail, la connexion Internet, des lignes RNIS, des imprimantes et des photocopieuses pour un nombre limité de photocopies. Une équipe de communication bilingue sera disponible pour assister les journalistes avec un appui éditorial, technique et logistique. Une salle sera disponible pour les entretiens et une salle de conférence de presse sera utilisée pour le briefing officiel quotidien et pour les conférences de presse des tiers.
Horaires d’ouverture
Les activités du centre multimédia commenceront le lundi 04 décembre à 15:00. Le centre multimédia est accessible de 8:00 à 16:30 (du 04 au 09 décembre 2023).
Badge électronique personnalisé pour tout type d’inscription a ICASA 2023
Tous les participants, y compris les représentants des médias recevront un badge officiel personnalisé pour la conférence. Ce badge devra être porté à tout moment pendant la conférence et ne peut être donné. Si, pour quelque raison que ce soit, le badge personnalisé d'un participant est utilisé par une autre personne à sa place, le participant sera entièrement responsable des conséquences des actes posés par cette personne. L'accès aux équipements de la conférence et aux salles de sessions ne sera pas autorisé sans un badge d'identification approprié. Pour des raisons de sécurité, votre badge sera scanné à l'entrée du lieu de la conférence.Tous les journalistes accrédités doivent s’inscrire au Bureau des médias dans l’aire d'inscription à leur arrivée au centre de conférence. Veuillez ne pas vous présenter directement au centre multimédia car vous n'y aurez pas accès sans badge officiel.
Le badge personnalisé de la conférence peut être utilisé comme carte de visite électronique dans certains stands d'exposition et à l'entrée de certains symposiums satellites pour permettre aux délégués de donner leurs coordonnées aux exposants.
Perte de badge personnalisé pour tout type d’inscription a ICASA 2023
Le badge personnalisé de la conférence doit être porté à tout moment pendant la conférence. L'accès aux lieux de la conférence ne sera pas autorisé sans un badge d'identification approprié. Si un participant perd, égare ou oublie son badge, il lui sera facturé les frais d’établissement d’un nouveau badge à 60 Dollars US. Lors de la remise du nouveau badge personnalisé, le badge perdu sera désactivé et deviendra invalide.
Politique d’embargo de la conférence
Dans le cas de ICASA 2023, comme pour la plupart des conférences scientifiques/ médicales, tous les résumés des conférences sont partagés aux délégués et aux médias dans le cadre d'une stricte politique d'embargo. Une répartition détaillée des variations de l'embargo pour différents types de résumés est disponible ci-dessous. Tous les délégués, présentateurs et médias réguliers sont priés de respecter cette politique.
Levée de l’embargo pour les journalistes des médias
En plus d'avoir accès aux documents détaillés ci-dessus, les médias ont également un accès préalable aux diapositives des conférenciers. Toutefois, cet accès n'est accordé qu'aux médias sur place lors de la conférence et les mêmes règles d'embargo s'appliquent ; ce qui signifie que les informations contenues dans les diapositives des conférenciers ne peuvent pas être référencées ou publiées avant le début de la présentation.La violation de la politique d'embargo par un journaliste conduira à une ou plusieurs des mesures suivantes :
Toute violation de cet embargo par les médias sera portée à la connaissance du Comité chargé de l’embargo des médias. Pour de plus ample information, veuillez contacter l’équipe de communication de ICASA 2023 à l’adresse suivante : media@saafrica.org
Accès au texte intégral des résumés
La publication des résumés complets sur le Programme-at-a-Glance (résumé du programme) en ligne est désormais libellée pour refléter le calendrier de la politique d'embargo actualisée de la conférence.
Accès aux diapositives des conférenciers
Les délégués des médias auront également plein accès aux présentations PowerPoint des conférenciers. L’accès et le mot de passe leur seront également communiqués dans le centre multimédia.
Accès aux plateformes de caméras et aux panels de distribution audio
Un espace réservé pour les caméramans et les photographes est disponible dans la salle de session 1 où auront lieu toutes les sessions plénières, les sessions d'ouverture et de clôture, l'espace est à l'avant de la scène. Dans la salle de conférence de presse située dans le centre multimédia, une plateforme de caméra sera disponible.L'accès à l’espace à l’avant de la scène dans la salle de session 1 et sur la plateforme des caméras dans la salle de conférence de presse sera uniquement sur la base du premier venu, premier servi. Des panneaux de distribution des séparateurs audio seront également disponibles à ces endroits.
Accès limité au salon positif
Le salon positif (salon pour les personnes vivant avec le VIH) est interdit aux journalistes, à l'exception de ceux vivant eux-mêmes avec le VIH, auquel cas la personne qui entre dans le salon le fait en qualité de PVVIH et non en qualité de journaliste. Nous sommes convaincus que tous les journalistes respecteront l'intimité du salon PVVIH.Si vous souhaitez vous entretenir avec une personne vivant avec le VIH, veuillez contacter le bureau d’informations au centre multimédia. Nous assurerons le lien avec diverses ONG et le salon positif pour organiser des entretiens pour vous.
NOTA BENE ! Protection de la confidentialité des personnes vivant avec le VIH.
De nombreux participants à la conférence sont des personnes vivant avec le VIH/ SIDA, et pour beaucoup, leur statut sérologique est inconnu dans leur pays d'origine. Pour cette raison, nous imposons les restrictions suivantes : Dans toutes les sessions de la conférence, vous pouvez filmer (vidéo ou photographie) le ou les présentateurs de la session. Les médias pourront filmer des photos de groupe du public, mais s'ils filment des personnes tout en leur posant des questions, ils devront requérir la permission de ces derniers pour diffuser/ publier ces informations une fois la session terminée et AVANT qu'elle ne soit diffusée/ publiée. Les présidents de sessions peuvent, à leur discrétion, imposer des restrictions supplémentaires concernant les enregistrements visuels. Il peut arriver que des minorités prennent la parole lors des sessions et demandent l'anonymat. Dans ce cas, ils ne devront pas être photographiés ou enregistrés sur vidéo et leur vrai nom ne devra pas être utilisé.
Accès
L’accès au centre multimédia est réservé aux journalistes accrédités pour la conférence. Les journalistes désireux de s’entretenir avec des délégués non-média sont priés de rencontrer les intéressés à l’entrée du centre multimédia. Les personnes interviewées non accompagnées n’auront pas accès au centre multimédia. A la fin de l’entretien, prière raccompagner les invités à l’entrée du centre multimédia.
Photos
La couverture photographique de la conférence sera assurée. Des photos haute définition seront disponibles pour téléchargement sur le centre multimédia en ligne du site web de ICASA 2023 à l’adresse suivante : (http://icasa2023.saafrica.org)
Vidéos
Les sessions clés seront enregistrées et rendues disponibles via le resume du Programme.
Communiqué de presse et documents des tiers
Certains tableaux seront mis à disposition pour la distribution des communiqués de presse et des documents produits par des tiers (organisations autres que la conférence elle-même) dans le centre multimédia.
Conférences de presse officielles
Salle de conférence de presse Le centre multimédia sera équipé d'une salle de conférence de presse. Lorsqu'elle n'est pas utilisée par les organisateurs de la conférence, la salle de conférence de presse sera mise à la disposition des tiers (cela fait référence à toutes les parties autres que les organisateurs de la conférence, y compris les présentateurs, les ONG, les organisations ou agences internationales et/ ou les représentants des industries).Un programme initial des conférences de presse quotidien sera disponible sur le site web http://icasa2023.saafrica.org et dans le kit média distribué lors de l’enregistrement sur site. Les actualisations seront affichées au Bureau des informations dans le centre multimédia. Seuls les membres accrédités des médias et les orateurs de la conférence de presse seront autorisés à participer aux conférences de presse.
Le Speakers’ Corner (Coin des orateurs)
En plus de la salle de conférence de presse, une salle de réunion plus petite, le Speakers’ Corner, est disponible. Le Speakers’ Corner peut accueillir jusqu'à 20 personnes et il est idéal pour les conférences de presse à thèmes qui sont très spécifiques.Des créneaux horaires de 45 minutes pour le Speakers’ Corner (05 mardi décembre et 08 samedi décembre, de 10h30 à 15h00) peuvent être réservés à l'avance en envoyant une demande de réservation à l’adresse suivante : media@saafrica.org with the title of your avec le titre de l’événement et la date/ l’heure du créneau demandé ou directement sur le site. Les réservations seront approuvées sur la base du premier venu, premier servi.
Conférences de presse officielles
Une conférence de presse officielle d'ouverture se tiendra avant la session d'ouverture de la conférence, le lundi 4 décembre à partir de 17h00 à 18h00 et présentera les conférenciers de la session d'ouverture. À 14h15, du mardi au samedi, les organisateurs de la conférence tiendront une conférence de presse avec des conférenciers des plénières quotidiennes et d'autres conférenciers clés des sessions spéciales.Toutes les conférences de presse officielles se dérouleront en anglais et en français.
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Equipements de diffusion
Les radiodiffuseurs sont tenus de réaliser leurs propres vidéos et d’obtenir l’audio des pupitres audios des salles de session et de la salle de conférence de presse.
Centre multimédia en ligne
Pendant la conférence, le centre multimédia en ligne présentera des liens vers les vidéos des sessions et des conférences de presse, des photos, des diapositives des présentations, des discours et des communiqués de presse. L’accès à d’autres informations, y compris les résumés des conférences, les diapositives des présentations, les nouveaux rapports et les résumés des sessions scientifiques seront également disponibles sur le site web.
Centre multimédia en ligne
Pendant la conférence, le centre multimédia en ligne présentera des liens vers les vidéos des sessions et des conférences de presse, des photos, des diapositives des présentations, des discours et des communiqués de presse. L’accès à d’autres informations, y compris les résumés des conférences, les diapositives des présentations, les nouveaux rapports et les résumés des sessions scientifiques seront également disponibles sur le site web.
Résumés oraux
Les informations relatives aux résumés oraux ne peuvent pas être publiées ou présentées à ICASA 2023 avant le début de la session dans laquelle le résumé est présenté.
Résumés oraux et résumés des affiches d’exposition
Les informations relatives aux discussions orales sur les affiches et les résumés des affiches d'exposition ne peuvent être publiées ni présentées avant 10h00 (heure du pays hôte de ICASA 2023 / Zimbabwe), le mardi 05 décembre 2023.Le rôle des bénévoles
Le succès de ICASA 2023 dépend fortement de l’appui des bénévoles ; entre 150 et 200 qui travailleront avec ICASA pendant la semaine du 04 au 09 décembre 2023.Les bénévoles aideront à coordonner les activités du programme, accueillir les délégués en visite, aider à l'inscription, servir de guides pendant la conférence, servir de personnel dans divers bureaux et activités et effectuer d'autres tâches cruciales. Les bénévoles recevront une formation et un soutien du personnel de ICASA et des coordinateurs des bénévoles de la conférence.
Les bénévoles auront un accès gratuit aux sessions de la conférence lorsqu'ils ne sont pas en service, un déjeuner chaque jour ouvrable et ils recevront également un Certificat d'appréciation.
En outre, les bénévoles auront l'occasion d'acquérir une expérience internationale à la plus grande conférence africaine scientifique ouverte sur le VIH/ SIDA.
Pour devenir bénévole, vous devez avoir au moins 18 ans (à la date du 04 décembre 2023), avoir un bon niveau en anglais/ français et être disponible au moins sur trois demi-journées. Les bénévoles qui peuvent s'engager plus de 6 jours du 04 au 09 décembre 2023 seront priorisés.
L’inscription des bénévoles sera ouverte à partir du 2 juillet 2023. Pour plus d’ample information, veuillez contacter l’adresse suivante volunteer@saafrica.org
Bénévoles d’autres pays
Les ressortissants des pays autres que le pays hôte de ICASA 2023 désirant devenir bénévoles à ICASA 2023 devront satisfaire aux exigences douanières et d'immigration pour leur participation.
Le secrétariat de la conférence n'est malheureusement pas en mesure d'offrir une aide financière ou une lettre d'invitation officielle pour faciliter les demandes de visas. Il est de la seule responsabilité du bénévole de faire les démarches pour l’obtention du visa.
Les bénévoles sont responsables de leur propre hébergement et des frais de voyage.
Protection des données et partage des coordonnées
L'acquisition, le traitement (qui comprend la sauvegarde des données, les modifications, la transmission, le blocage et l'effacement) et l'utilisation de toutes les données personnelles d’inscription sont exécutés conformément aux directives des règlementations en vigueur sur la protection des données.Le secrétariat de ICASA 2023 collectera et sauvegardera toutes les données pour la préparation et la réalisation de la 22e Conférence Internationale sur le Sida & les IST en Afrique.
Lors de votre inscription, il vous sera demandé de remplir le formulaire en ligne indiquant : votre nom et prénom(s), l’adresse, l’adresse mail et le numéro de téléphone. Les informations ci-dessus collectées sont nécessaires pour traiter, réserver et finaliser votre réservation (y compris la confirmation par mail).
Si vous choisissez d'effectuer le paiement de vos réservations par carte de crédit, les coordonnées de votre carte de crédit seront collectées (type et numéro de carte de crédit, code CVC, date d'expiration, nom du titulaire de la carte de crédit).
Toutes les données seront enregistrées et traitées.
Afin de protéger et de sauvegarder les données personnelles qui nous sont fournies, nous avons mis en place un système de procédures appropriés. Par exemple, les informations de votre carte de crédit nous sont transmises via un protocole de serveur sécurisé, qui crypte toutes vos coordonnées personnelles et de carte de crédit.En outre, nous avons mis en place et utilisé des procédures de sécurité et des restrictions techniques et physiques, pour accéder et utiliser les informations personnelles. Seuls les employés autorisés ont la permission d'accéder aux informations personnelles pour exécuter leurs tâches à l'égard de nos services. Notre serveur et notre réseau sont protégés par des pares-feux contre les accès non autorisés et nous disposons de systèmes de détection des intrusions qui surveillent et détectent les tentatives non autorisées d'accès ou d'utilisation abusive de nos serveurs.
Les coordonnées de votre carte de crédit seront conservées par la conférence ICASA 2023 jusqu'à trois mois après la fin de la conférence.
En outre, les organisateurs de la conférence partagent périodiquement les coordonnées des participants avec des tiers qui peuvent utiliser ces informations pour les contacter dans le cadre des activités de la conférence ou d'autres communications susceptibles de les intéresser. Par conséquent, les données peuvent être transmises à des tiers, sauf indication contraire explicite du participant. Vos coordonnées complètes ne seront transmises que si:
Les participants peuvent utiliser le badge avec le code à barres/ code QR comme une carte de visite avec tout exposant de conférence et/ ou détenteur de satellite pour leur donner les coordonnées complètes. Dans ce cas, vous décidez à qui vous fournissez vos données. Veuillez noter que proposer votre badge à scanner à un stand d'exposition et/ ou à l'entrée d'une session satellite implique votre acceptation que l'entreprise concernée reçoive vos coordonnées complètes des organisateurs et puisse vous contacter, en utilisant ces données.
Droits de photographie, film et matériel audio pour la documentation de l'événement et reportages publics.
Le participant, par la présente, donne son consentement à la réalisation d'images, de films et d'enregistrements audio relatifs à la 22e Conférence Internationale sur le Sida & les IST en Afrique et que ce matériel puisse être partagé et publié dans le cadre des rapports publics ou utilisé sur les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Skype) de l'événement sans droit à une rémunération.
Politique d’embargo de la conférence
Dans le cas de ICASA 2023, comme pour la plupart des conférences scientifiques/ médicales, tous les résumés des conférences sont partagés aux délégués et aux médias dans le cadre d'une stricte politique d'embargo. Une répartition détaillée des variations de l'embargo pour différents types de résumés est disponible ci-dessous. Tous les délégués, présentateurs et médias réguliers sont priés de respecter cette politique.
Principes et valeurs de participation à la conférence
En participant à la 22e Conférence ICASA sur (Le SIDA est toujours là : Eliminons Les inégalités, accélérons l’inclusion et l’innovation.), les délégués acceptent de se conformer aux principes et valeurs de la participation à la conférence de ICASA 2023. Les organisateurs de la conférence se réservent le droit de confisquer le badge personnalisé de la conférence, et donc de refuser l'accès à toute personne qui ne se conforme pas à cette politique.ICASA considère la liberté d'expression comme un principe essentiel dans la lutte contre le VIH/ SIDA et dans la promotion de la pleine participation à nos conférences. Les efforts combinés de toutes les parties prenantes des secteurs public et privé et de la société civile sont nécessaires pour arrêter et inverser la pandémie du Sida. L'activisme et le plaidoyer contribuent à faire progresser l'engagement, les politiques et les pratiques visant à mettre fin à l'épidémie.
Le droit de participer à une conférence soutenue par ICASA est fondamental pour garantir un dialogue ouvert entre toutes les parties prenantes. ICASA encourage le débat et le dialogue comme éléments clés de la participation de tous les participants à la conférence, y compris les délégués, les sponsors, les conférenciers et les présentateurs, les chercheurs et les scientifiques, les représentants de la communauté, les dirigeants et les médias. Les manifestations pacifiques ont toujours été et continuent d'être un élément clé de participation aux conférences. ICASA s'oppose à la destruction des biens ou à l'utilisation de la force physique ou à la menace par toute personne ou un groupe de personnes pendant les conférences. ICASA s'oppose à la perturbation des sessions de la conférence ou des réunions satellites qui aboutit à l'incapacité de dialoguer et de mener des débats.
Responsabilité
Les organisateurs de la conférence seront tenus responsables dans le cadre d'un devoir de diligence en tant qu'hommes d'affaires respectables, conformément aux dispositions légales. La responsabilité des organisateurs de la conférence - quelle qu'en soit la raison juridique - sera limitée à l'intention et à la négligence grave. La responsabilité des prestataires de service mandatés n'en est pas affectée. Le participant prendra part à la conférence à ses propres risques. Les accords oraux ne sont pas contraignants s'ils n'ont pas été confirmés par écrit par les organisateurs de la conférence.
Exécution et juridiction
Ce contrat est soumis à la loi d'Accra, au Ghana. Les termes de ce contrat seront respectés par le pays hôte de ICASA 2023 et ; en cas de réclamation juridique émanant de l'une ou l'autre des parties, Accra - Ghana sera le seul tribunal compétent.
Clause de divisibilité
S'il est déterminé que ces termes et conditions sont inefficaces ou irréalisables, la validité des termes et conditions restants ne sera pas affectée. Les parties sont tenues de coopérer afin de remplacer la clause inefficace ou irréalisable par une clause efficace ou réalisable ; ce qui entraînera la clôture de la clause inefficace ou irréalisable.Langue
L’anglais et le Français sont les langues officielles de la conférence.
Banque et devise
Les banques sont ouvertes du lundi au vendredi. Le change peut être effectué dans les banques. Les guichets automatiques sont situés dans les principales agences bancaires, dans la plupart des centres commerciaux et dans les aéroports. Les transactions sont généralement effectuées en monnaie locale.Boisson et nourriture
Les délégués sont invités à ne pas boire l'eau du robinet une fois dans le pays hôte de ICASA 2023. Il existe de nombreuses cultures variées et il est facile de trouver des restaurants proposant une cuisine assez variée sur le lieu de la conférence.Sécurité
En général, le site de la conférence est très sécurisé. Cependant, les précautions habituelles de voyage s'appliquent. La fraude par carte de crédit est un problème croissant dans le monde entier, alors n'utilisez vos cartes que dans des entreprises établies et protégez vos numéros de carte de crédit.En général, que vous séjourniez dans une zone proche du lieu de la conférence ou que vous voyagiez dans la ville, il est nécessaire de prendre en compte les principes suivants de bon sens pour les voyageurs se rendant dans n'importe quelle ville : Évitez les zones de la ville qui ne vous sont pas familières.
- Toujours vous déplacer avec quelqu’un ou en groupe.
- Faire attention aux voleurs.
- Eviter d’avoir sur vous de grosses sommes d’argent ; prenez uniquement ce dont vous avez besoin.
- Faites toujours savoir aux gens où vous vous trouvez, et si possible, emporter un téléphone portable avec vous.
- Ayez toujours sur vous une pièce d'identité (y compris une copie de votre passeport), ainsi que le nom, l'adresse et les coordonnées de votre hôtel.
Taxes et pourboires
Une taxe sur les produits et services (TPS) de 15% est appliquée à tous les produits et services.Le pourboire ou non, dépend entièrement de vous. La plupart des hôtels et grands restaurants ont déjà inclus des frais de service.